Le contexte de la prospection :

 

L'entreprise InfoBoard Europe Gmbh a vu le jour en 2007 et depuis cette année, InfoBoard est une société spécialisée dans le secteur de l’informatique et des technologies. Cette dernière a créé un logiciel de planification opérationnelle pour chaque service au sein d’une entreprise. Grâce à ce tableau de planification, les supérieurs des entreprises peuvent répartir les tâches et les missions des salariés afin que le temps d’inactivité soit réduit de moitié.

 

Mais voilà depuis 3 ans, l’entreprise est en pleine expansion et souhaite conquérir davantage de marché au niveau international. Elle n’a pas de pays ou même de clients cibles. Tout le monde peut-être intéressé par le logiciel de planification, ce qui en fait une force pour l'entreprise. Cependant, ils souhaitent renforcer leur présence dans les pays frontaliers tels que la France, la Belgique, la Suisse, ou encore l'Autriche.

 

La méthodologie choisie :

Afin de pouvoir acquérir de nouveaux prospects, l'entreprise a fait le choix d'utiliser les méthodes de prospection suivantes : Le phoning, les salons ainsi que l’emailing. Toutefois l'entreprise privilégie davantage les rendez-vous en face à face pour pouvoir être proche du futur client ou encore de l'investisseur. Le téléphone permet d'avoir une large couverture géographique avec rapidité de réalisation bien que le rendez-vous soit préféré par le chef de l'entreprise.

 

Planning de la mission :

Vous pouvez voir dans la photo ci-dessous le tableau de planification de l'entreprise InfoBoard, ainsi que les tâches que je dois accomplir en respectant le délai indiquer. Nous pouvons également constater qu'avant vendredi 17h, je dois avoir finis le projet de Costumer, ce qui signifie que je dois avoir fini de remplir et de créer la nouvelle base de données de la semaine.

 

Du point de vue commercial, ce stage, me permet de pratiquer des techniques commerciales nouvelles, et de mieux comprendre les rouages du e-commerce. Mon travail quotidien consiste à prospecter la future clientèle, ce qui m'a amené à réaliser un fichier clients comprenant les coordonnées des entreprises. Je travaille également sur la présentation du logiciel et ses fonctions, en créant des power point susceptibles d'être présentés aux clients ou même des investisseurs.

 

La méthode de constitution de la base de données :

 

La base de données clients est élaborée dans un premier temps grâce aux personnes téléchargeant gratuitement la démo, car pour cette démo, les clients doivent remplir un formulaire comportant les critères suivants :

 

NOM - PRENOM - SEXE - ADRESSE - ENTREPRISE - EMAIL - TELEPHONE.

 

Puis dans un second temps, nous appelons une à une les personnes ayant téléchargées la démo du programme et nous rentrons les personnes voulant continuer à collaborer avec nous et à acheter les programme en version complète avec tous les autres modules le complétant. Voici une photo d'une base de données que j'ai créé cette semaine et qui contient toute les personnes ayant répondu favorables pour l'achat du logiciel.

Les documents utilisés ou à élaborer pour votre mission de prospection

 

Voici un texte que je dois suivre lors d'une présentation en ligne ou encore par téléphone lorsque j'appelle les futurs clients ayant téléchargés la démo gratuite :

1.   Présentation

 

A - Introduction et préparation de la présentation :

 

Bonjour Monsieur/Madame… Je vous accueille avec plaisir pour la présentation en ligne d’infoBoard. Je m’appelle… Vous m’entendez bien ?

Je vous ai envoyé un lien pour le TeamViewer pour la présentation, que vous devez maintenant ouvrir. Je vous donne à présent mon ID de Meeting.

Pouvez-vous voir mon écran correctement ?

Pendant les 30 prochaines minutes, je vais vous montrer les fonctionnalités d’infoBoard. Je répondrai volontiers à vos questions ensuite.

 

B – Présentation de l’interface infoBoard :

 

Introduction avec la bi dimensionnalité d’infoBoard (ressources en ligne, Calendrier en colonne) è relier les deux entre eux.

 

Montrer les fonctions de base

 

Affichage

 

·         Calendrier

·         Zoom

·         Panneau de planification

·         Lignes/groupes de lignes

·         Séparation des colonnes

 

Etiqueter groupes de lignes et lignes (ex : Employés, Machines, Engins, Projets, Tâches,…)

 

Glisser un objet de planification sur le tableau de planification

 

·         Déplacer le suivant

·         Temps d’inactivité ou marquage plus intervalle (ex : Centre de formation professionnelle)

·         Date fixe

·         Date de livraison

·         Alarme

·         Barre de progrès

 

Fonctions avancées

Groupe d’objets : relier l’ensemble des objets, les bouger pour voir comment ceux-là sont liés ensembles.

Attributs personnalisés (montrer comment les créer et comment les remplir)

Filtre des lignes (par groupe d’objets, ou par groupe de lignes)

Multi dimensionnalité (montrer comment il est possible de copier ces objets dans une autre ressource et montrer que ces deux objets sont liés grâce à cette multi dimensionnalité.

 

C – Présentation des informations pratiques et techniques :

 

Mentionner qu’il est possible de synchroniser le tableau de planification avec un Progiciel de gestion (dans un sens ou dans les deux sens) è Si oui, proposer le fait que nous avons un module SyncTool qui est capable de faire ça.

Mentionner également la présence des autres modules (Controlling pour faire des graphiques et analyses, SyncExchange pour synchroniser avec Microsoft Exchange, …)

Mentionner que le paquet standard est le logiciel + 3 licences d’écritures, mais qu’il est bien entendu possible d’acheter des licences d’écritures et de lecture supplémentaires (expliquer licence d’écriture et de lecture). Communiquer les prix que si demandé !

Mentionner également le fait que l’on peut réaliser des formations sur place qui durent 2 jours.

Répondre aux possibles questions.

 

D -Phase finale :

Je vous remercie pour votre temps et votre attention. Je vous conseille de continuer à utiliser la version d’essai pour finaliser votre idée concernant notre produit, et je reste à votre disposition dans le cas où vous ayez d’autres questions sur notre produit.

 

Envoyer une offre si nécessaire ou demandé.

Bonne journée/Bon week-end.

Au revoir !

 

 

Voici une partie du texte en version allemande que je vais adresser prochainement à mon professeur d‘allemand au lycée Montalembert Frau Thiede.

Wer ist InfoBoard ?

 

InfoBoard ist seit 2007 als Planungssoftware am Markt und heute eine der führenden Softwarelösungen für die Planung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen. Zur intensiven Markt Bearbeitung wurden die Gesellschaften infoBoard Europe in 2010 sowie infoBoard International und InfoBoard USA in 2013 gegründet.

 

Die Software schließt eine Lücke im Bereich einfach beherrschbarer, digital Planungsinstrumente für Workflows:

 

Sie wurde nach dem Vorbild der magnetischen Plantafel entwickelt – einem weltweit verbreiteten, einfachen Planungsinstrument für Arbeitsabläufe, das vor allem für einfache Handhabung und unmittelbare Verständlichkeit steht. InfoBoard bietet darüber hinaus die Sicht aus Kennzahlen, Teams und Standorte von Unternehmen.

Mit seinem Fundament von über 20 Jahren Erfahrung in der Anwendungsentwicklung für Lehr- und Fortbildungsprozesse in Bereichen wie Polizei, Feuerwehr und Recht steht InfoBoard für ein besonders Maß an Intuitivität, Flexibilität und das tiefe Verständnis von unterschiedlichsten Arbeitsprozessen.

Mission :

Was ist treibende Idee hinter der Marke?

Wir wollen Unternehmen bei der alltäglichen Arbeitsorganisation rund um ihre Kernkompetenzen erfolgreicher machen:

Dafür geben  wir ihnen ein überlegenes Planungstool an die Hand, mit dem sie einfach und Echtzeit ihre Geschäftsprozessen gestalten und überwachen können und das die Kommunikationsmöglichkeiten der digitalen Welt voll ausschöpft.

 

Voici le compte rendu des tâches et des activités effectuées lors de la semaine n°4 :

 

Nature des tâches demandées :

·  Projet de management sur l’IB_Customer

·  Constitution d’une base de données pour les différents Bundesländers en Allemagne

·  Prospection téléphonique  ainsi que mailing

 

Liste des documents utilisés :

·    Fiche prospects

·    Anciens contrats

·    Plaquette de l’entreprise

·    Base de données

·    Entretien téléphonique

 

Outils utilisés :

·         Word

·         Access

·         Google adword

·         Excel

·         Outlook

·         Logiciel de gestion de contrat

 

Résultats obtenus :

• Prise de plusieurs rendez-vous online et téléphonique pour acheter le logiciel.
• Realisation d'une  base de données de 215 prospects.
• Projet de management de la semaine terminé et mis en ligne.

 

Difficultés rencontrées :

·         Difficultés à conclure le contrat avec certain Bundesländers en Allemagne car l’accent était incompréhensible pour moi

Moyen à mettre en œuvre pour améliorer :

·         Proposer davantage de services annexes lors de la négociation avec les futurs clients ou encore investisseurs